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Assemblée annuelle


Instructions pour l’accès aux réunions et aux services d’interprétation simultanée à distance

Avant la réunion | Se connecter à une réunion virtuelle | Réglages | L'interprétation simultanée à distance | Dépannage

Avant la réunion

Les réunions et les événements de l’Assemblée annuelle virtuelle 2021 du CCATM se dérouleront sur la plateforme GoToWebinar. Si vous ne connaissez pas cet outil, veuillez regarder cette courte vidéo de présentation.

Afin de vous assurer d’avoir accès à toutes les fonctionnalités lors de vos réunions, nous vous recommandons d’utiliser l’application GoToWebinar, disponible sur Mac ou PC. De plus, nous vous invitons à participer à une séance test et à vérifier que votre système répond aux exigences minimales au préalable.

L’utilisation de GoToWebinar ne nécessite pas l’installation d’un logiciel externe, mais ceux qui utilisent un environnement informatique verrouillé pourraient rencontrer des problèmes de connexion et d’utilisation de la plateforme.  

En cas de problème lors de l’exécution d’un test, consultez les informations de dépannage. Si le problème persiste, veuillez nous contacter immédiatement. 

      
Les services d’interprétation simultanée à distance (ISD)
en anglais et en français seront offerts via l’application mobile Interprefy.

Notez que la connexion à la plateforme GoToWebinar et à l’application Interprefy doit se faire au moyen de deux appareils (ordinateur, téléphone, tablette) distincts. L’appareil secondaire sur lequel est installée l’application Interprefy ne sert que de « récepteur audio ». Vous l’utiliserez pour écouter le discours de l’interprète dans la langue de votre choix.

Nous vous recommandons de télécharger et d’installer l’application Interprefy sur votre appareil mobile avant l’événement afin d’être prêt le moment venu.

Pour ce faire, cherchez l’application dans l’App Store ou sur le Play Store, ou scannez le code QR ci-contre. 


Se connecter à une réunion virtuelle

Les participants sont invités à se connecter 5 à 10 minutes avant l’heure de début de leur réunion afin d’avoir le temps de résoudre tout problème technique.

Si vous rencontrez des problèmes lors de la connexion, consultez les informations de dépannage disponibles sur notre site Web. Si le problème persiste, veuillez nous contacter immédiatement. 

Nous recommandons vivement l’utilisation de l’application GoToWebinar, qui assure une expérience optimale et l’accès à toutes les fonctionnalités pour votre réunion. Si vous vous connectez via un navigateur Web, certaines fonctionnalités pourraient ne pas être supportées, par exemple le partage de l’image de votre caméra.

OPTION 1 : Connexion via l’application

Étape 1: Cliquez sur le lien figurant dans votre courriel d’invitation. On vous demandera peut-être de télécharger ou d’ouvrir l’application GTW. Si vous êtes invité à effectuer une mise à jour, veuillez le faire ou cliquer sur « Ouvrir ». 
Étape 2:  Testez vos périphériques audio en cliquant sur « Test computer audio ».
Étape 3: 

Une fois que vous êtes satisfait de vos paramètres audio, cliquez sur « Join Audio by computer ».


OPTION 2 : Se connecter via un navigateur Web (Google Chrome ou Firefox)    

Étape 1: Ouvrez https://www.gotomeeting.com/en-ca/webinar/join-webinar
Étape 2: 

Saisissez le numéro de réunion à 9 chiffres se trouvant dans votre invitation.

Étape 3:  Saisissez votre adresse courriel.
Étape 4:  Cliquez sur « JOIN » et suivez les instructions à l’écran.


OPTION 3 :  Connexion audio (téléphonique) seulement

  • Votre courriel d’invitation comprend un numéro de conférence téléphonique que vous pourrez utiliser pour vous connecter par téléphone si vous êtes dans l’impossibilité d’utiliser GoToWebinar. Pour connaître les détails spécifiques de votre réunion, veuillez vous référer à votre courriel d’invitation. Des frais d’interurbain s’appliqueront; aucun numéro gratuit n’est disponible.
  • Si vous ne pouvez vous joindre à la réunion que par téléphone, cela reviendra à participer à n’importe quelle autre conférence téléphonique, et vous ne pourrez donc pas visionner les présentations ni les vidéos qui pourraient être partagées pendant la réunion. 
  • L’interprétation simultanée à distance (ISD) n’est pas offerte pour la connexion audio seulement.

Réglages

Les participants auront accès à différents réglages selon le moyen utilisé pour se connecter à la réunion. Les instructions suivantes concernent la connexion via l’application.

Une fois que vous aurez intégré la réunion, une fenêtre contextuelle nommée Control Panel s’affichera. Vous y trouverez les réglages activés par l’organisateur.

Control Panel (panneau de configuration)

Si vous utilisez la plateforme pour la première fois, il se peut que le panneau de configuration se masque automatiquement après une certaine période d’inactivité. Vous pouvez désactiver cette fonction et faire en sorte qu’il reste toujours visible : 

  • dans le menu supérieur du panneau de configuration, sélectionnez l’onglet « View »;
  • décochez l’option « Auto-Hide the Control Panel ».
               

Vue réduite/vue élargie

À tout moment au cours de la réunion, vous pouvez masquer ou réduire le panneau de configuration en cliquant sur l’icône de réduction  .

Le panneau apparaîtra alors sous sa forme réduite.

Pour afficher à nouveau le panneau de configuration dans son ensemble, cliquez sur l’icône élargir .

Il apparaîtra alors à sa pleine taille.      
     

Fonction de mise en sourdine et de rétablissement du son

Selon la nature de la réunion et votre statut de participant, vous pourriez être mis en sourdine automatiquement lors de votre admission à la réunion. Les participants dont le micro est ouvert doivent se mettre en sourdine lorsqu’ils ne parlent pas afin de minimiser le bruit de fond.

Pour accéder à la fonction de mise en sourdine, cliquez sur l’icône du microphone dans le panneau de configuration.

L’icône change comme suit :

   Icône orange = vous êtes en sourdine.
   Icône verte = votre micro est ouvert.
  

Icône grise = vous êtes en sourdine et ne pouvez ouvrir votre micro vous-même.

   
Veuillez noter que selon la qualité de votre connexion, il se peut que vous ressentiez un décalage de quelques secondes lors de l’activation ou de la désactivation du micro. 
            

Caméra

Selon la nature de la réunion et votre statut de participant, vous aurez la possibilité de partager l’image de votre caméra. L’utilisation de la caméra n’est possible qu’au moyen de l’application.

Il y a plusieurs endroits dans le panneau de configuration où vous pouvez ouvrir votre caméra. Nous vous recommandons les méthodes suivantes :

  • dans le panneau de configuration, cliquez sur l’icône de la caméra   pour qu’il devienne vert   ;
  • cliquez sur l’icône « Activer ma caméra »   de l’onglet « Webcam » ou sur l’option « Share my Webcam » du menu déroulant « Webcams ».

Veuillez noter qu’en fonction de la qualité de votre connexion, il se peut que vous ressentiez un décalage de quelques secondes lors de l’activation ou de la désactivation de votre caméra.
      

Mode d’affichage > « View everyone »

Une fois connecté à votre réunion, assurez-vous que le mode d’affichage « View everyone » est coché. De cette façon, vous pourrez voir tous les participants dont la caméra est activée.

     

Clavardage et questions

En fonction de la nature de la rencontre et de votre catégorie de membre, vous aurez accès aux fonctions « Chat » et « Question ». Cette dernière est réservée à la soumission de questions ou à la demande d’assistance technique pendant la réunion.

Les soumissions sont visibles uniquement par les organisateurs et seront traitées en conséquence.


Interprétation simultanée à distance

Étape 1 : Sur votre appareil principal (portable, ordinateur), connectez-vous à la réunion comme vous le feriez normalement. Une fois connecté, mettez-vous en sourdine sur votre appareil principal afin de ne pas entendre de retour de son. Votre appareil principal servira uniquement de présentation visuelle.
     

Étape 2 : Sur votre appareil secondaire (appareil mobile), ouvrez l’application Interprefy. Cet appareil servira de récepteur audio. Vous pourrez y écouter le discours de l’interprète dans la langue de votre choix.

Étape 3 : Saisissez le jeton (code) d’événement.

Étape 4 : Cliquez sur « CONNECT »

Étape 5 : Sélectionnez la LANGUE souhaitée dans la liste.

  • Pour écouter la rencontre en français, sélectionnez « Français ».
  • Pour entendre la traduction anglaise d’une personne parlant en français pendant la réunion, sélectionnez « English ».

Nous vous recommandons d’utiliser un casque d’écoute pour une expérience optimale, et de régler votre volume au besoin.

Lorsque la séance est terminée, cliquez sur « DISCONNECT » pour vous déconnecter.

Si vous rencontrez des problèmes lors de la connexion, consultez les informations de dépannage disponibles sur notre site Web. Si le problème persiste, veuillez nous contacter immédiatement.